متن نامه اداری از سه قسمت تشکیل می شود:

• مقدمه
• پیام
• نتیجه

در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر و سپاسگزاری ” اضافه می شود.

۱- مقدمه در نامه های اداری

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است و عبارتست از: هرمطلبی که در آغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند ” حسن مطلع ” یا خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است و علاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد ، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله و… هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند ، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل و حکایت و لطیفه. در نامه های اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب  و جذب خواننده استفاده کرد.

نمونه متنی مقدمه نامه های اداری

• به استحضار می رساند که با توجه به برگزاری ” همایش بین المللی زعفران : داروی گیاهی هزاره سوم ” از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ اردیبهشت ماه ۱۳۸۸در دانشگاه علوم پزشکی مشهد.
• احتراما با توجه به رفع نواقص موجود در پرونده و تعهد نامه مدیرعامل شرکت لابراتوار های داروهای گیاهی طبیعت زنده در مورد مکمل supplus msds
• در راستای سند تفاهم نامه استاندار محترم با معاومن توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس محترم جمهور و به منظور ارائه گزارش پیشرفتبرنامه های تحول اداری دستگاههای اجرایی استان در تحقق تفاهم نامه مذکور ضروری است.
• ۲- پیام یا پیکره اصلی نامه های اداری
• به همین سادگی و به همان سادگی گفتار، ساختمان اصلی نوشته نامه اداری درخواست شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود، مختصر بنویسید و جملات را بی جهت طولانی نکنید.نکته:زمانی که یک مدیر از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می نماید مکاتبات اداری برایش بسیار ساده تر و روان تر خواهد ، به دلیل اینکه اتوماسیون اداری شامل نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری و نرم افزار دیگری است که کار بایگانی نامه های اداری را انجام می دهد.نمونه متنی پیکره اصلی نامه های اداری
• خواهشمند است دستور فرمائید مضوع ۶ به نحو مقتضی به اعضاء محترم هیئت علمی ، دانشجویان…
•  توقف فراخوان (recall) در مورد نمونه ای دارای برچسب اصالت…
• گزارش جامع از عملکرد در اجرای برنامه های تحول اداری در سال ۹۱ در قالب فرمت پیوست…
• ۳- نتیجه یا پایان نوشته در نامه های ادارینوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند ، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است. صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.نمونه متنی نتیجه یا پایان نوشته برای نامه های اداری
• خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.
• با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند.
• از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری ۲۰/۲/۸۶ به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.